Message from the Superintendent: Reopening Update

Posted by West Linn-Wilsonville on 7/24/2020 4:00:00 PM

Dear West Linn-Wilsonville Community,

Thank you for your continued patience as we plan for the reopening of schools. In our best efforts to keep our families informed, we want to provide a few updates to some specific aspects of WLWV reopening plans and our school district services.

Please know that plans are subject to change depending on possible adjustments in guidance from the Oregon Health Authority and the Oregon Department of Education. If you have not yet seen our framework “Two Options for Returning to School” in 2020-21, please visit the district website. Our website will continue to be updated with the latest information for families.

The Instructional Day: Plans to be Shared Soon

The detailed plans for how the school day will look at primary, middle, and high school with the hybrid model (at-site/at-home) are still being developed by teacher-teams and administrators. These teams are considering how to arrange the school day and courses so that students are most successful while at school and while at home. The schedules and flow of the day also takes in account limiting the number of cohort groups and possible interactions during the day. Students will be kept in as few cohorts (intact groups) as possible to minimize exposure to more people than necessary. Intermittent breaks and cleaning must also be included in the course of the day which effects schedules and time. 

Next week, we plan to engage some students and parents in small focus groups for feedback on the ideas being considered. Further adjustments will be made after receiving their feedback. We plan to roll out the plans that describe the instructional day with families the following week.

Shortened School Day; No Early Release Wednesdays

We need to create a highly effective balance between academic learning for our students AND keeping a healthy and safe learning environment based on protocols from the Oregon Health Authority (OHA). This means maximizing classroom time while students are at school for direct instruction from teachers and careful, effective use of collaborative time with peers. It also means frequent cleaning of high-use spaces and areas of the classrooms before, during, and after each cohort group. OHA also strongly recommends minimizing students to as few cohorts (intact groups of students) as possible during the course of the day to reduce the risk of exposure.

Therefore, our plan includes shortening the school day by 50 minutes. Each school day would last 5 hours and 30 minutes. A shortened day allows us to minimize the exposure of students and teachers to fewer cohorts each day as advised by OHA. The use of time after students leave will mostly be spent by teachers and staff to clean classrooms at the end of the day; that will follow with the usual time for meetings (virtual or on-site), teaming, and preparation time for the next day’s cohort of students, and connecting with students and families.

Due to the shortened school day, we will suspend Early Release Wednesdays for the 2020-2021 school year. Each school day will be a consistent length of time across the year.

At this time, we are planning to set school times for the 2020-21 school year to be:

  • Primary School: 8:00 a.m. – 1:30 p.m.
  • High School: 8:40 a.m. – 2:10 p.m.
  • Middle School 9:20 a.m. – 2:50 p.m.

What is cohorting and contact tracing?

A stable cohort group would be a group of students no larger than can be accommodated by physical distancing guidelines and who will spend a sustained amount of time together. A group of students on the bus may be one cohort; a group of students in a class may be another cohort.  Students can be part of more than one stable cohort during the school day. (According to OHA, students passing in the hallways or merely in the same building are not considered a stable cohort group.) The Oregon Department of Education (ODE) and Oregon Health Authority (OHA) have advised schools to minimize the number of cohort groups during a day as well as restrict the interaction between students in different stable cohort groups. This is because with each new cohort there is increased risk of exposure. 

Contact tracing relies on record keeping of each stable cohort so that in the event of a presumptive or positive case of COVID-19, OHA can reach out — through trained contact tracers — to inform those possibly exposed to the virus. Each school bus and each school will keep daily contact tracing logs of each cohort group.

Dual Language Program

The Dual Language Program will continue as usual next year for students who select the Hybrid Model (on-site/at-home). Unfortunately, the WLWV K12 Online Program does not have a dual language offering. It does, however, contain Spanish learning components and opportunities. All students may also continue using their Rosetta Stone accounts at home for practice and fluency. If a family selects the district Online Program for the year due to COVID-19 concerns, their student’s spot in the program will be saved and they will be able to return to the district Dual Language program the following year. No testing will be required to re-enter the program. Cohorts for dual language classrooms will be created using the same physical distancing guidelines used across all West Linn-Wilsonville schools and grade levels.

Students with an IEP or 504 Plan, TAG, or ELD services

All students who have an Individualized Education Plan (IEP), 504 Plan, Talented and Gifted Plan, or who receive English Language Development services will continue to receive the instructional supports and accommodations as described in their plans. For families enrolling in the WLWV K12 Online Program, a meeting may be required to determine how your child’s individualized plans would be implemented through the online model.

Transportation Plans

Bus transportation will continue to be provided to all schools next year. The WLWV School District and First Student are developing protocols for loading and unloading that includes visual screening for students exhibiting symptoms along with a log for contact-tracing. It will be expected that any student exhibiting COVID-19 symptoms would stay at home. 

Students riding the bus will be spaced further apart from one another. Potential exposures on a bus are significantly reduced by three feet of distance, in combination with seatbacks that provide physical barriers between rows.

Buses will be cleaned frequently, with targeted cleanings between routes, and with a focus on disinfecting frequently-touched surfaces of the bus. Bus drivers will be required to wear face coverings.

Families are encouraged to drive their children if possible to help with physical distancing.

School Meals

Packaged lunches will be made by the district and available for students to pick up and eat with their cohort group in designated spaces. There will be no self-serve, buffet-style meal service.

Visitors and Volunteers Suspended for 2020-2021

In order to minimize exposure of students and staff, we will be suspending on-site visitors and volunteers for the school year. Itinerant staff and substitute teachers are not considered visitors.

Will the 2020-2021 Calendar Year look the same?

The calendar will be adjusted to reflect the suspension of Early Release Wednesdays. It is also possible that once all the detailed plans are in place regarding school schedules and planning time/staff development days for teachers, that some additional adjustments may need to be made to the 2020-21 calendar. If so, we will share the changes with families as soon as possible.

District Website: Location for Reopening Schools Information

We realize there was a lot of information in this update.  Much of this information will be added to our district website, “Reopening Schools 2020-2021” and we will continue to update the site over the coming weeks. You may want to check it from time to time.

Thank you again for your patience as we work through plans carefully while continuing to monitor updates from the Oregon Healthy Authority and Oregon Department of Education. Please reach out if you have any questions. 

Enjoy the holiday and stay safe!

Kathy Ludwig, Superintendent

Estimada Comunidad de West Linn-Wilsonville,

Gracias por su continua paciencia, ya que seguimos planeando para la reapertura de las escuelas. En nuestros mejores esfuerzos para mantener a nuestras familias informadas, queremos proveer nueva información de específicos aspectos de los planes de reapertura de WLWV y nuestros servicios del distrito escolar.

Por favor, sepa que estos planes están sujetos a cambios dependiendo de posibles ajustes en las guías de la Autoridad de Salubridad de Oregon y del Departamento de Educación de Oregon. Si no ha visto todavía el marco de trabajo “Dos Opcione para el Regreso a la Escuela” en 2020-21, por favor visite el sitio web del distrito. Nuestro sitio web continuará siendo puesto al día con la última información para las familias.

La Instrucción en el Día: se compartirán planes pronto

Los planes en detalle de como el día en la escuela se verá en la escuela primaria, secundaria y preparatoria con el modelo híbrido (en sitio/en casa), están todavía siendo desarrollado por los equipos de maestros y administradores. Estos equipos están considerando como arreglar el día de escuela y los cursos, para que los estudiantes sean más exitosos mientras estén en la escuela y en casa. Los horarios y el flujo del día, también toma en cuenta el límite de número de equipos de estudiantes y posibles interacciones durante el día. Se mantendrán a los estudiantes en pocos equipos de estudiantes (grupos intactos) como sea posible para minimizar la exposición a más gente de lo que sea necesario. Descansos intermedios y limpieza debe de ser incluido en el curso del día, lo cual afecta el tiempo y horarios.

La semana siguiente, planeamos integrar a algunos estudiantes y padres en pequeños grupos para una retroalimentación en los días que están siendo consideradas. Se harán más ajustes después de recibir esta retroalimentación. Planeamos sacar los planes que describen el día de instrucción con las familias la próxima semana.

Día Escolar Corto; No Miércoles de Salida Temprana

Estamos tratando de encontrar un balance altamente efectivo del aprendizaje académico para los estudiantes y mantener un medioambiente saludable y seguro para éste, basado en los protocolos de la Autoridad de Salubridad de Oregon (OHA). Esto significa, maximizar el tiempo en el salón de clases mientras los estudiantes están en las escuelas para una directa instrucción por parte de los maestros y un uso de tiempo efectivo de colaboración con sus compañeros. También significa, limpieza frecuente de espacios de alto uso y áreas en los salones de clases antes, durante, y después de cada grupo de estudiantes. OHA también ha recomendado fuertemente, minimizar a los estudiantes a unos pocos compañeros, tanto como sea posible durante el curso del día, para reducir el riesgo de exposición.

Por lo tanto, nuestro día de instrucción es acortado por 50 minutos. El horario de escuela será de 5 horas y 30 minutos. Un día acortado que nos permite minimizar la exposición de los estudiantes y maestros a menos compañeros por evento; provee tiempo adicional para la integración de equipos y respaldo a los estudiantes y familias.

Debido al acortado horario por día, suspenderemos los Miércoles de Salida Temprana para el año escolar 2020-2021. Cada día tendrá un horario consistente a lo largo del año escolar.

Por el momento, estamos planeando tener los siguientes horarios para el año escolar 2020-2021:

  • Escuela Primaria: 8:00 a.m. – 1:30 p.m.
  • Escuela Preparatoria: 8:40 a.m. – 2:10 p.m.
  • Escuela Secundaria 9:20 a.m. – 2:50 p.m.

¿Qué es un equipo de compañeros (cohorting) y rastreo de contactos?

Un grupo estable de compañeros, sería un grupo de estudiantes no más largo de lo que puede ser acomodado por las guías de distancia física y que pasaran una cantidad sostenida de tiempo juntos. Un grupo de estudiantes en un camión puede ser un equipo de estudiantes (cohort); un grupo de estudiantes en una clase puede ser otro. Los estudiantes pueden ser parte de más de un grupo estable durante el día escolar. (De acuerdo a OHA, los estudiantes que pasan en los pasillos o simplemente estando en el mismo edificio, no son considerados un grupo estable de compañeros-cohort). El Departamento de Educación de Oregon (ODE) y la Autoridad de Salubridad de Oregon (OHA), han aconsejado a las escuelas de minimizar el número de equipos de compañeros durante el día también, como restringir la interacción entre estudiantes en diferentes equipos estables de ellos, porque con cada nuevo equipo, existe un aumento en el riesgo en la exposición.

El rastreo de contacto, se basa en mantener información sobre cada equipo estale de estudiantes (cohort), de tal manera que en un evento de un posible caso positivo de COVID-19, el OHA pueda comunicarse-a través de rastreadores de contacto entrenados-para informar a aquellos que han sido posiblemente expuestos al virus. Cada camión de escuela y cada escuela, mantendrán registros diarios de contacto de cada grupo estable de compañeros.

Programa de Lenguaje Dual

El Programa de Lenguaje Dual, continuara como está programado para el próximo año, para los estudiantes que seleccionen un Modelo Hibrido (en sitio/en casa). Desafortunadamente el Programa en Línea de WLWV K12, no ofrecerá éste. Si tiene componentes de aprendizaje de español y oportunidades. Todos los estudiantes pueden también continuar con sus cuentas de Rosetta Stone en casa para la práctica y fluidez. Si una familia selecciona el Programa en Línea del Distrito para el año debido a la preocupación por el COVID-19, el espacio de su estudiante en el programa será reservado y podrán regresar a éste, el próximo año. No habrá examinación requerida para reentrar al programa. Los equipos de compañeros de los salones de lenguaje dual, serán creados usando las mismas guías de distancia física, usada a lo largo de las escuelas de West Linn-Wilsonville y de niveles de grado.

Estudiantes con servicios de IEP, Plan de 504, TAG o ELD

Todos los estudiantes que tienen un Plan Individualizado de Educación (IEP), Plan 504, Plan de Educación de Talentosos o Dotados, o quien recibe servicios de Desarrollo del Lenguaje en Ingles (ELD), continuara recibiendo respaldos de instrucción y acomodaciones como están descritos en sus planes. Para las familias que se inscriban en el Programa en Línea de WLWV K12, una reunión puede ser requerida para determinar cómo los planes individualizados de sus estudiantes serán implementados durante el modelo en línea. 

Planes de Transportación

La transportación por camión se continuará proveyendo para todas las escuelas el siguiente año. El distrito Escolar WLWV y la compañía “First Student”, desarrollaran protocolos para el embarque y desembarque, que incluye un examen visual de estudiantes que exhiben síntomas junto con un registro para trazar el contacto. Será la expectativa de que cualquier estudiante presentando síntomas de COVID-19 se quedará en casa.

Los estudiantes que usen el camión, serán espaciados unos de otros. Exposiciones potenciales en el camión son significativamente reducidas por tres pies de distancia, en combinación con los respaldos de los asientos que proveen barreras físicas entre las filas.

Los camiones serán limpiados frecuentemente, con limpiezas enfocadas entre rutas, y con un enfoque en la frecuente limpieza de las superficies que se toquen en el camión. Se requerirá que los camioneros usen cubierta en la cara.

Se anima a las familias a que lleven a sus estudiantes si es posibles para ayudar con la distancia física. 

Almuerzos Escolares

Almuerzos empacados serán hechos por el distrito y estarán disponibles para que los estudiantes recojan y coman con su grupo de compañeros en áreas designadas. No habrá autoservicio, tipo bufet para el servicio de alimentos.

Se suspende los visitante y voluntarios para el 2020-2021

Para minimizar la exposición de los estudiantes y personal, suspenderemos la visita en sitio asi como a los voluntarios por el año escolar. Personal itinerante y maestros sustitutos no son considerados visitantes.

¿Se verá igual el año calendario del 2020-2021?

El calendario será ajustado para reflejar la suspensión de los Miércoles de Salida Temprana. También es posible que una vez que todos los planes detallados estén en lugar, en referencia a los horarios de la escuela y la planeación de tiempo y días de desarrollo para los maestros, que algunos ajusten puedan ser necesarios para el calendario 2020-21. Si es así, compartiremos los cambios con las familias tan pronto como sea posible.

Página Web del Distrito: ubicación de la información para la reapertura de escuelas

Nos damos cuenta de que esta fue mucha información en esta puesta al día. Ésta será agregada en nuestro sitio web del distrito, Reapertura de Escuelas 2020-2021 (Reopening Schools 2020-2021), y continuaremos poniendo al día este sitio en las siguientes semanas. Usted puede revisarla de tiempo en tiempo.

Gracias por su paciencia, ya que trabajamos en esto planes cuidadosamente mientras que continuamos monitoreando las ultimas noticias de la Autoridad de Salubridad de Oregon y del Departamento de Educación de Oregon. Por favor comuníquese si tiene alguna pregunta.

¡Disfrute las festividades y manténgase saludable!


Kathy Ludwig, Superintendente